Polityka prywatności serwisu DemystifAI

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka") zawiera informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego prowadzonego pod adresem https://tomasz.gusciora.pl (dalej: „Serwis").
2. Wszelkie terminy pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane inaczej w Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie świadczenia usług, dostępnym pod adresem: https://tomasz.gusciora.pl/regulamin.
3. Korzystanie z Serwisu jest dobrowolne. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przez konkretną funkcjonalność (np. formularz kontaktowy, rezerwacja spotkania, złożenie zamówienia) jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia skorzystanie z tej funkcjonalności.

Administrator danych osobowych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Tomasz Guściora prowadzący działalność gospodarczą pod firmą DemystifAI Tomasz Guściora, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z siedzibą przy ul. Górczewska 90A/38, 01-117 Warszawa, NIP: 5222887609, REGON: 142537402 (dalej: „Administrator").
2. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected], telefonu: +48 508 830 667 albo poczty tradycyjnej na adres siedziby Administratora.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

Środki ochrony danych osobowych

1. Administrator stosuje nowoczesne zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony Twoich danych osobowych, w szczególności szyfrowanie połączenia z Serwisem (TLS/HTTPS), ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób oraz aktualizowanie oprogramowania serwerowego.
2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO"), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Zawarcie i wykonanie Umowy o dostarczanie Produktu Cyfrowego lub o świadczenie Usługi

1. Zakres danych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, adres zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej, a w przypadku Przedsiębiorcy także firma i NIP.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań przed jej zawarciem).
3. Charakter podania: dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy - bez podania danych Administrator nie może zrealizować zamówienia ani Usługi.
4. Okres przetwarzania: do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej Umowy.

Obsługa rezerwacji spotkań przez Kalendarz

1. Zakres danych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, ewentualnie strefa czasowa oraz dodatkowe informacje wskazane przez Ciebie w formularzu rezerwacji.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem Umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze kontaktu z potencjalnym Klientem).
3. Charakter podania: dobrowolne, jednak niezbędne do dokonania rezerwacji.
4. Okres przetwarzania: do czasu zakończenia rozmów lub zawarcia Umowy, a po jej zawarciu zgodnie z okresem przetwarzania właściwym dla Umowy.

Nagrywanie i transkrypcja spotkań konsultacyjnych (Fireflies.ai)

1. Zakres danych: nagranie audio/wideo spotkania, transkrypcja wypowiedzi, imię i nazwisko uczestników widoczne w Google Meet, metadane spotkania (data, godzina, czas trwania).
2. Cel: sporządzenie notatek, transkrypcji i podsumowań rozmowy konsultacyjnej w celu prawidłowej realizacji Usługi i dokumentowania uzgodnień.
3. Zakres ograniczony: nagrywane są wyłącznie spotkania zaplanowane wcześniej przez moduł Google Calendar w Serwisie. Rozmowy ad hoc oraz rozmowy telefoniczne nie są nagrywane.
4. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na nagrywanie wyrażona przez uczestników na początku spotkania) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu ustaleń konsultacyjnych po uzyskaniu zgody).
5. Charakter podania: dobrowolne; brak zgody na nagrywanie oznacza, że bot Fireflies nie zostanie wpuszczony do spotkania lub zostanie z niego usunięty - spotkanie nadal się odbędzie bez nagrania.
6. Okres przetwarzania: nagrania i transkrypcje są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia spotkania, chyba że dłuższy okres jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Obsługa zapytań składanych przez formularz kontaktowy

1. Zakres danych: imię, adres poczty elektronicznej oraz inne dane zawarte w wiadomości skierowanej do Administratora.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi na otrzymane zapytanie).
3. Charakter podania: dobrowolne, jednak niezbędne do otrzymania odpowiedzi.
4. Okres przetwarzania: do czasu zakończenia korespondencji, a w razie wniesienia sprzeciwu - niezwłocznie po jego skutecznym wniesieniu.

Rozpatrywanie reklamacji

1. Zakres danych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej oraz inne dane przekazane w treści reklamacji.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym obowiązków wynikających z ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta).
3. Charakter podania: warunek otrzymania odpowiedzi na reklamację.
4. Okres przetwarzania: przez czas trwania postępowania reklamacyjnego, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń.

Spełnianie obowiązków podatkowych i rachunkowych

1. Zakres danych: imię i nazwisko lub firma, adres zamieszkania lub siedziby, NIP.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym obowiązków wynikających z prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości).
3. Charakter podania: niezbędne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego.
4. Okres przetwarzania: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Realizacja uprawnień z RODO oraz wypełnienie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych

1. Zakres danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe podane przez osobę, której dane dotyczą.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych).
3. Charakter podania: niezbędne do prawidłowej realizacji uprawnień przyznanych przez RODO.
4. Okres przetwarzania: do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

1. Zakres danych: imię i nazwisko lub firma, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania lub siedziby, NIP oraz inne dane wynikające z zawartej Umowy.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami).
3. Charakter podania: niezbędne do realizacji ww. celu.
4. Okres przetwarzania: do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń mogących powstać w związku z wykonywaniem Umów zawartych z Administratorem.

Analiza aktywności w Serwisie (GA4, Microsoft Clarity)

1. Zakres danych: data i godzina wizyty, adres IP urządzenia, przybliżona lokalizacja, rodzaj systemu operacyjnego i przeglądarki, czas spędzony w Serwisie, odwiedzane podstrony, zdarzenia interakcji oraz nagrania sesji (Microsoft Clarity).
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona w panelu zgody na cookies).
3. Charakter podania: dobrowolne; brak zgody nie ogranicza możliwości korzystania z Serwisu.
4. Okres przetwarzania: do czasu wycofania zgody, skutecznego wniesienia sprzeciwu albo osiągnięcia celu przetwarzania, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej.

Administrowanie Serwisem (logi serwerowe i bezpieczeństwo)

1. Zakres danych: adres IP, data i godzina zapytania do serwera, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Dane te są zapisywane automatycznie w logach serwera oraz logach Cloudflare.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu).
3. Charakter podania: nie wymaga aktywnego podania danych - są zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu.
4. Okres przetwarzania: do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy w odniesieniu do standardowych logów dostępowych.

Profilowanie dla celów marketingowych

1. W celu lepszego dopasowania treści i działań marketingowych do Twoich preferencji Administrator może przetwarzać Twoje dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym dokonywać ich profilowania. Profilowanie nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie nie wpływa na Twoją sytuację.
2. Zakres profilowanych danych osobowych odpowiada zakresowi wskazanemu w § 4 w odniesieniu do analizy aktywności w Serwisie, danych wskazanych w wiadomościach i rezerwacjach oraz danych dotyczących nabytych Produktów Cyfrowych i Usług.
3. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działań marketingowych dopasowanych do preferencji odbiorców), a w zakresie wykorzystania cookies analitycznych i marketingowych - art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda).
4. Administrator przetwarza dane osobowe w celu ich profilowania do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody albo osiągnięcia celu przetwarzania.

Odbiorcy danych osobowych

Podmioty współpracujące z Administratorem (procesorzy)

1. Hosting VPS - dostawca: UW-TEAM.org Jakub Mrugalski, NIP: 6821639338 (CEIDG); kraj: Polska. Zakres: utrzymanie serwera VPS, na którym fizycznie działa Serwis. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora - dostarczanie Serwisu).
2. Cloudflare - dostawca: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA; kraj: USA (transfer w oparciu o decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2023/1795 - EU-US Data Privacy Framework). Zakres: sieć CDN, ochrona przed atakami DDoS i optymalizacja dostarczania Serwisu do użytkowników końcowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora - bezpieczeństwo i wydajność Serwisu).
3. Formspark - dostawca: Studio Wildhive Limited (operator usługi submit-form.com), Wielka Brytania; kraj: Wielka Brytania (decyzja adekwatności Komisji Europejskiej z 28 czerwca 2021 r.). Zakres: odbiór i przekazywanie do Administratora wiadomości wysłanych przez formularz kontaktowy w Serwisie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora - obsługa korespondencji z Klientami).
4. Google Calendar Appointment Scheduling - dostawca: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) oraz Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; kraj: USA / EOG (transfer do USA w oparciu o decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2023/1795 - EU-US Data Privacy Framework). Zakres: obsługa rezerwacji spotkań przez moduł Google Calendar osadzony w Serwisie, w tym przyjmowanie zgłoszeń i wysyłanie potwierdzeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem Umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - umożliwienie kontaktu z Administratorem).
5. Google Analytics 4 - dostawca: Google Ireland Limited oraz Google LLC, USA; kraj: USA / EOG (transfer w oparciu o decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2023/1795 - EU-US Data Privacy Framework). Zakres: analiza ruchu w Serwisie, statystyki korzystania z poszczególnych podstron, ocena skuteczności treści. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez panel zgody na cookies).
6. Microsoft Clarity - dostawca: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA; kraj: USA (transfer w oparciu o decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2023/1795 - EU-US Data Privacy Framework). Zakres: analiza zachowania użytkowników w Serwisie (mapy ciepła, nagrania sesji, ścieżki użytkownika) w celu ulepszania użyteczności (UX). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez panel zgody na cookies).
7. Fireflies.ai - dostawca: Fireflies AI, Inc., 333 Bush St, Suite 2300, San Francisco, CA 94104, USA; kraj: USA (transfer w oparciu o decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2023/1795 - EU-US Data Privacy Framework; w razie braku uczestnictwa odbiorcy w programie - standardowe klauzule umowne UE). Zakres: nagrywanie i transkrypcja wyłącznie spotkań zaplanowanych przez Kalendarz (Google Meet), w celu sporządzenia notatek, transkrypcji i podsumowań rozmowy konsultacyjnej; bot Fireflies dołącza do spotkania po jego rozpoczęciu, a Administrator informuje uczestników o nagrywaniu i pozyskuje ich zgodę na początku spotkania. Spotkania ad hoc oraz rozmowy telefoniczne nie są nagrywane.. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda uczestnika wyrażona na początku spotkania na nagrywanie i transkrypcję) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu ustaleń konsultacyjnych po uzyskaniu zgody na nagranie).

Pozostali odbiorcy

1. Dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom publicznym lub prywatnym, jeżeli taki obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej (np. organom podatkowym, sądom, organom ścigania).
2. Dane osobowe mogą zostać przekazane biuru rachunkowemu obsługującemu Administratora oraz kancelarii prawnej obsługującej Administratora - wyłącznie w zakresie i okresie niezbędnym do realizacji odpowiednich obowiązków lub świadczenia usług na rzecz Administratora.

Przekazywanie danych do państw trzecich

1. W związku z korzystaniem z usług Google LLC, Microsoft Corporation oraz Cloudflare, Inc. Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki.
2. Podstawą przekazania danych do USA jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework), pod warunkiem że dany odbiorca uczestniczy w tym programie.
3. W przypadkach, w których odbiorca nie uczestniczy w EU-US Data Privacy Framework, dane są przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską decyzją wykonawczą (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r.
4. W związku z korzystaniem z usługi Formspark (Studio Wildhive Limited) Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do Wielkiej Brytanii - kraju, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.
5. Możesz uzyskać od Administratora kopię danych przekazywanych do państwa trzeciego, kontaktując się pod adresem [email protected].

Twoje uprawnienia

1. Prawo dostępu do danych - możesz uzyskać od Administratora informację, czy i jakie dane osobowe Cię dotyczące są przetwarzane, oraz otrzymać ich kopię. Wydanie pierwszej kopii jest bezpłatne; za kolejne Administrator może naliczyć rozsądną opłatę odpowiadającą kosztom administracyjnym.
2. Prawo do sprostowania danych - jeżeli Twoje dane są nieaktualne, niekompletne lub w inny sposób nieprawidłowe, masz prawo zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") - w sytuacjach wskazanych w art. 17 RODO, w szczególności gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, cofniesz zgodę, na której opiera się przetwarzanie, lub gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania - możesz żądać, aby Administrator nie wykonywał na Twoich danych operacji innych niż ich przechowywanie, w sytuacjach wskazanych w art. 18 RODO.
5. Prawo do przenoszenia danych - w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je do innego administratora.
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu - w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym profilowania. Po skutecznym wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych w danym celu.
7. Prawo do cofnięcia zgody - w dowolnym momencie, w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. W celu realizacji powyższych uprawnień skontaktuj się z Administratorem pod adresem [email protected].

Pliki cookies i panel zgody

Informacje ogólne

1. Serwis korzysta z plików cookies (ciasteczek) - niewielkich plików tekstowych zapisywanych w pamięci Twojego urządzenia końcowego. Pliki te mogą być odczytywane przez systemy Administratora oraz przez systemy podmiotów trzecich, z których usług korzysta Administrator (m.in. Google, Microsoft, Cloudflare).
2. Administrator zarządza zgodami na pliki cookies przez panel oparty o bibliotekę open-source vanilla-cookieconsent. Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetlany jest panel umożliwiający akceptację albo odrzucenie poszczególnych kategorii plików cookies. Wybór możesz zmienić w dowolnym momencie, klikając w link do ustawień prywatności dostępny w stopce Serwisu.
3. Pliki cookies niezbędne do działania Serwisu (np. cookies bezpieczeństwa Cloudflare) są zapisywane bez konieczności uzyskiwania zgody, ponieważ stanowią warunek świadczenia usługi społeczeństwa informacyjnego żądanej przez użytkownika.
4. Pliki cookies analityczne i marketingowe (GA4, Microsoft Clarity) są zapisywane wyłącznie po wyrażeniu zgody w panelu cookies.
5. Dane zbierane za pomocą plików cookies samodzielnie nie pozwalają Administratorowi na Twoją bezpośrednią identyfikację.

Wykaz wykorzystywanych plików cookies

1. Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) - niezbędne pliki cookies bezpieczeństwa (m.in. __cf_bm, cf_clearance) zapobiegające nadużyciom i automatycznym botom. Okres przechowywania: od 30 minut do ok. 1 roku, w zależności od typu pliku. Status: niezbędne do działania Serwisu - nie wymaga zgody.
2. Google Calendar Appointment Scheduling (Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) oraz Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) - pliki cookies Google niezbędne do działania osadzonego kalendarza i ochrony sesji użytkownika. Okres przechowywania: sesyjne lub do 24 miesięcy (zgodnie z polityką Google). Status: niezbędne do działania Serwisu - nie wymaga zgody.
3. Google Analytics 4 (Google Ireland Limited oraz Google LLC, USA) - pliki cookies analityczne (m.in. _ga, _ga_*) zbierające zanonimizowane informacje o sesji, urządzeniu i odwiedzanych podstronach. Okres przechowywania: do 14 miesięcy. Status: wymaga zgody wyrażonej w panelu cookies.
4. Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA) - pliki cookies (m.in. _clck, _clsk, CLID) zapisujące zanonimizowany identyfikator sesji oraz dane interakcji ze stroną. Okres przechowywania: sesyjne do 1 roku. Status: wymaga zgody wyrażonej w panelu cookies.

Kontrola po stronie przeglądarki

1. Niezależnie od panelu cookies możesz w każdym czasie sprawdzić, usunąć albo zablokować pliki cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej. Wyłączenie cookies może spowodować ograniczenia w korzystaniu z Serwisu, w szczególności brak działania niektórych funkcjonalności (np. osadzonego kalendarza rezerwacji).

Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym Polityką stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO oraz ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Administrator może zmienić Politykę z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu przetwarzanych danych, zmiany odbiorców danych lub uruchomienia nowych funkcjonalności Serwisu.
3. Aktualna wersja Polityki publikowana jest w Serwisie pod adresem https://tomasz.gusciora.pl/polityka-prywatnosci i obowiązuje od dnia jej opublikowania, chyba że wskazano późniejszą datę wejścia w życie.
4. Polityka obowiązuje od dnia: 17.05.2026.